Ulga dla przedsiębiorców oraz frustracja programistów i szkoleniowców!

Jak powszechnie wiadomo 19 stycznia Ministerstwo Finansów ogłosiło błędy krytyczne uniemożliwiające wprowadzenie Krajowego Systemu E-Faktur w roku 2024. W niektórych kręgach wybuchła euforia – wiele osób ucieszyło się, że jednak ich postulaty zostały wysłuchane i KSEF zostanie odroczony, a błędy poprawione.

KSeF jest rozwiązaniem które dotknie ok. 3 mln podatników (dane za SKWP) – podmiotów bardzo zróżnicowanych. Dla części wdrożenie systemu nie powinno być istotnym problemem, ale dla dużej grupy przedsiębiorców (szczególnie tych większych, bądź wykazujących obowiązek podatkowy w szczególnych sytuacjach) przyjęte zasady były bardzo trudne do realizacji w praktyce. KSeF wymusza na firmach zmiany w obszarach sprzedaży, relacji z klientami oraz obsługi faktur i płatności. Środowiska księgowych – Stowarzyszenie Współpracujących Biur Rachunkowych czy Krajowa Izba Biur Rachunkowych wskazywały na konieczność zweryfikowania wprowadzanych przepisów, uściślenia niektórych rozwiązań, czy przyjęcia ogólnego wzoru faktury ustrukturyzowanej. Do resortu finansów pisma w tejże sprawie zostały skierowane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKWP) oraz Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców — Adama Abramowicza. Postulat Rzecznika poparła m.in. Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie. Wskazywano na rozbieżność pojęć m.in. podatnika, faktur konsumenckich, rozpoznawania kto jest podatnikiem, a kto konsumentem. Poważną przeszkodą w stosowaniu KSEF był również brak zaawansowanych systemów informatycznych, umożliwiających prawidłowe odzwierciedlanie numerów faktury przy dokonywaniu przelewów i obciążanie podatników odpowiedzialnością za błędy. Wskazywano na wyzwania stojące przed podatnikami, wymuszające przeorganizowanie, a nawet zorganizowanie na nowo systemu obiegu dokumentów, w szczególności wystawiania faktur w zależności od dokonywanych transakcji i kategorii nabywców. Tak samo odbieranie, weryfikowanie i przekazywanie faktur do księgowości powinno być przemyślane tak, aby można było bezpiecznie zatwierdzać wydatki.

Wdrożenie KSeF nie było poprzedzone kalkulacją korzyści i kosztów. Te pierwsze miał odnosić przede wszystkim system podatkowy ze względu na łatwość weryfikacji dokumentów, pozyskania danych do kontroli, uszczelnienia systemu podatkowego. Te drugie zaś w całości przerzucono na przedsiębiorców, nie przewidując ulg podatkowych zachęcających do dobrowolnego stosowania KSeF.

Niestety nie wszyscy mają powody do radości – dostawcy oprogramowania od dłuższego czasu pracowali nad udoskonalaniem programów i dostosowywali je do nowej rzeczywistości obiegu dokumentów, mającej wejść obowiązkowo od 1 lipca 2024, odkładając inne potrzebne rozwiązania optymalizacyjne. Większe przedsiębiorstwa, mające własne autorskie oprogramowania, zainwestowało czas i środki na dostosowanie swoich systemów informatycznych do KSeF. Dlatego decyzja Ministerstwa Finansów odraczająca wejście KSeF nie we wszystkich kręgach została odebrana z ulgą, a wręcz budzi ona pewien zawód, bowiem prawdopodobnie całe przygotowania okażą się nietrafione ze względu na system zaprezentowany przez Komisję Europejską, określany jest jako VAT in Digital Age (ViDA). Według założeń projektu ViDA “VAT in the Digital Age” obowiązek wprowadzenia e-faktur docelowo ma dotyczyć wszystkich krajów Unii Europejskiej. Dostosowywanie systemów informatycznych, a także szkolenia personelu, pochłonęły ogromne zasoby finansowe, które obecnie okazały się być poniesione przedwcześnie, i nie zawsze będzie możliwe ich uzasadnienie.

Firmy szkoleniowe praktycznie całe swoje zasoby zaangażowały w przygotowanie szkoleń dla przedsiębiorców, biur rachunkowych, czy szkolenia wewnątrz firm. Decyzja MF o niewdrażaniu KSeF w tym roku spowoduje ogromne perturbacje oraz konieczność weryfikacji i dostosowania się do bieżących potrzeb rynku.

W związku z wprowadzaniem Krajowego Systemu e-Faktur rozszerzał się także obszar obowiązków księgowego. Musiał on wykazać się znajomością przepisów dotyczących KSeF-u, przygotować dokumentację i procedury dotyczące pracy z nowym systemem, a także przeszkolić pracowników biura rachunkowego i przedsiębiorstwa w zakresie nowych wymagań. W procesie wdrażania KSeF biuro rachunkowe miało odgrywać rolę zarówno nadzorcy, monitorującego zgodność procesów z przepisami, jak i mentora, wspierającego zespół w dostosowaniu procedur firmy do nowych standardów. Świadome biura już od zeszłego roku przygotowywały siebie, klientów i pracowników angażując czas i środki do pozyskania wiedzy i tworzenia procedur. Odroczenie wejścia w życie KSeF postawiło je w niekorzystnej pozycji w stosunku do księgowych, czekających do ostatniej chwili na ogłaszane obowiązki.

Jest to tym bardziej smutne, że to właśnie najbardziej zapobiegliwi i rzetelni ponoszą konsekwencje zmiany stanowiska MF. Teraz trzeba zastanowić się nad dalszym planem działania, w tym ewentualnym zawieszeniem prac. Nie ma też pewności, jakie zmiany zostaną wprowadzone do przepisów o KSeF i, czy będzie to oznaczać dla podatników konieczności kolejnych inwestycji. Budzi to ogromną niepewność w całym środowisku biznesowym. Firmy będą musiały ponownie oszacować potencjalne koszty związane z dalszymi inwestycjami w dostosowanie do systemu. Planowane działania wdrożeniowe zostaną wstrzymane, co jest potencjalnym zagrożeniem do efektywnego wdrożenia KSeF w kolejnym terminie.

Jeszcze do niedawna zapobiegliwe biura stawiano za wzór dla innych przedsiębiorstw, a gotowość do cyfrowej transformacji pozytywnie wpływała na ich wizerunek. Biuro Zamaro Tax już od dwóch lat wdrażało najnowocześniejsze systemy informatyczne i edukowało przedsiębiorców m.in. umożliwiając nieodpłatne korzystanie z programów do fakturowania (3 do wyboru) czy organizując właściwy obieg dokumentów księgowych pomiędzy firmą a biurem przekonując do formy  on-line za pomocą różnych platform wymiany dokumentów. Każdy miał możliwość przetestowania jaki system najbardziej pasuje w jego przedsiębiorstwie, dlatego nie uważamy by przygotowania poświęcone wprowadzeniu zagadnień KSeF były w całości nieproduktywne.

Wiele tematów udało nam się rozwiązać, zautomatyzować, umożliwiając pracę na dokumentach cyfrowych, co znacznie ograniczyło pracę odtwórczą, na rzecz merytorycznej analizy danych wczytywanych przez systemy księgowe. Praca ta umożliwiła skupienie większej uwagi na rozwiązywaniu problemów podatkowych, właściwemu rozpoznawaniu potrzeb i optymalizacji, a co za tym idzie, poprawiło jakość naszej pracy.

Z niecierpliwością czekamy na ogłoszenie terminu obowiązywania systemu tak, byśmy dalej mogli budować fundamenty dla nowoczesnej księgowości w Polsce.