Agnieszka Zamaro-Wiśniewska miała okazję opowiedzieć w jaki sposób zorganizowane jest biuro Zamaro Tax – zapraszam do lektury:

Czasy, kiedy księgowość kojarzono z monotonnym wypełnianiem tabelek cyframi i liczbami, za pomocą kalkulatorów, stosów papierów odchodzą już w niepamięć. Jeszcze do niedawna normą było dostarczanie księgowej dokumentów w formie papierowej, a nawet, gdy elektroniczne doręczanie faktur było powszechniejsze, to częstą praktyką było drukowanie otrzymywanych dokumentów. W pierwszej połowie XXI wieku praca nowoczesnego biura wygląda zupełnie inaczej.

Nowoczesne rozwiązania technologiczne i finansowe, wszechstronność i merytoryczność działań, specjalizacje, współpraca z kancelariami prawnymi, doradcami podatkowymi czy biegłymi rewidentami oraz bieżący monitoring informacji dotyczących zmian podatkowych. To cechy nowoczesnej księgowości, które wyróżniają szczecińską firmę Zamaro Tax & Accounting. – Przede wszystkim, skupiamy się na wykorzystaniu wszystkich dostępnych rozwiązań pozwalających na zwiększenie automatyzacji procesów księgowych, mającej na celu wyłączenie czysto mechanicznej pracy – tłumaczy Agnieszka Zamaro-Wiśniewska, dyrektor operacyjna w Zamaro Tax&Accounting. – Przestawiamy się na merytoryczne działania nad dokumentami, unikając bezrefleksyjnego przepisywania danych z faktur do systemów księgowych. Nasza działalność jest prowadzona w większości online. Wszystkie dokumenty, nad którymi pracujemy, są przekazywane w formie elektronicznej na platformy wymiany dokumentów.

Automatyzacja nie kończy się tylko na fakturach — wprowadzanie wyciągów bankowych to również jedna z bardziej pracochłonnych czynności w biurze rachunkowym. Już teraz dostępne są narzędzia pozwalające na integrację systemu księgowego z rachunkiem bankowym przedsiębiorcy. – Dążymy do integracji bankowości elektronicznej z programem księgowym. Przedsiębiorca nie będzie musiał dostarczać zestawienia operacji w PDF ani też przesyłać plików w formatach csv, mt940 itd. – wyjaśnia Agnieszka Zamaro-Wiśniewska. – Wystarczy, że przedsiębiorca pozwoli na autoryzowany dostęp do banku, a system sam pobierze dane i rozliczy na bieżąco zaksięgowane operacje. Na to wszystko pozwala dyrektywa Unii Europejskiej PSD-2.

Dokumenty firm są zabezpieczone na odpowiednich platformach i systemach, nie ma możliwości (jak to dawniej bywało) wynoszenia dokumentów do domu. Komputer jest tylko wtyczką do serwera, na którym umieszczone są programy księgowe i wszystkie dane klientów. Mamy więc zachowane bezpieczeństwo związane z RODO, z dokumentami i z ewentualnym wyciekiem danych. Podnosi to efektywność prowadzenia księgowości i minimalizuje możliwość popełniania błędów. – Wykorzystując zaawansowane programy do automatyzacji procesów mamy więcej czasu na śledzenie wszelkich zmian w przepisach podatkowych oraz obserwację procesów zachodzących w działalności klienta, dzięki czemu możemy oferować jak najaktualniejsze oraz najkorzystniejsze rozwiązania dotyczące rachunkowości czy podatków – podkreśla dyrektor operacyjna. – Dzięki temu wspieramy procesy decyzyjne w obsługiwanych podmiotach. Naszym klientom dostarczamy wszelkich informacji związanych z działalnością m.in. o sposobie wyliczenia zobowiązań podatkowych czy comiesięcznych sprawozdań finansowych. W przypadku dodatkowego raportowania dla firm z udziałem podmiotów zagranicznych, nasze oprogramowanie łatwo dostosować do wymogów przedsiębiorstwa.

– Oprócz tego skupiamy się na szkoleniach księgowych, wkładamy wysiłek w pogłębianie wiedzy pochylamy się nad interpretacją podatkową, rachunkową, a nie tylko na ewidencjonowaniu zdarzeń gospodarczych, czy wpisaniu faktur do systemu – dodaje Agnieszka Zamaro-Wiśniewska. – Personel ma dostęp do płatnych systemów informacji prawnej i podatkowej tak, by być na bieżąco ze zmianami w przepisach.

Klient, trafiając do biura Zamaro Tax otrzymuje do dyspozycji trzy programy do fakturowania, dwa systemy przekazywania dokumentów oraz dostęp do platformy, na której umieszczamy wszelkie informacje o wyliczonych podatkach, składkach, sprawozdaniach finansowych czy innych zrealizowanych usługach. Klient ma bieżący dostęp do wszystkich informacji o swojej firmie. – Naszą rolą jest wybranie odpowiedniego oprogramowania oraz wsparcie przedsiębiorcy poprzez wskazanie, jak efektywnie korzystać z udogodnień – mówi dyrektor operacyjna. – Jesteśmy też elastyczni – jeżeli klient ma już wdrożone swoje systemy, to staramy się do nich dostosować. Pozwala nam to poszerzać wiedzę o możliwych rozwiązaniach i podwyższać progi w aktualnie wykorzystywanych.

Zamaro Tax & Accounting jest również znane z profesjonalnej i kompleksowej obsługi księgowej oraz kadrowo-płacowej dla małych i średnich podmiotów gospodarczych, nie tylko ze Szczecina i regionu, ale również z obszaru całego kraju. – Opiekujemy się także większymi przedsiębiorstwami podlegającymi obligatoryjnym badaniom sprawozdań finansowych – w tym celu współpracujemy z biegłymi rewidentami, a nasze rozwiązania pozwalają na organizację audytu w formie zdalnej – wymienia Agnieszka Zamaro-Wiśniewska. – Obsługujemy m.in. spółki prawa handlowego — spółki z o.o., akcyjne, fundacje, również rodzinne spółki holdingowe i komandytowe. Oferujemy kompleksowe usługi księgowe i kadrowo-płacowe, rozliczamy dotacje i różnego rodzaju dofinansowania do projektów z Unii Europejskiej. Nasz wachlarz usług jest bardzo szeroki. Pokazujemy pełen obraz tego, co się dzieje od strony finansowej w obsługiwanej firmie, wskazujemy oraz doradzamy, jak i gdzie stosować optymalizację podatkową, budujemy strategie i pomagamy wielokierunkowym wsparciem. Wszyscy klienci mają zapewnioną kompleksową obsługę od pomocy w rejestracji działalności lub spółki (jesteśmy wpisani do Rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów) aż do jej zawieszenia czy likwidacji, by zapewnić bezpieczństwo i spokój prowadzenia biznesu.

Pracownicy firmy to grupa doświadczonych księgowych, wyspecjalizowanych w różnych obszarach podatkowych w zależności od branży i charakteru firmy. – Sama jestem biegłym rewidentem – stwierdza Agnieszka Zamaro-Wiśniewska. – Współpracujemy z doradcami podatkowymi oraz kancelariami prawnymi, adwokackimi, radcowskimi i notarialnymi. Ich wiedzę oraz umiejętności wykorzystujemy przy obsłudze zleconych nam zadań, oraz podmiotów np. fundacji rodzinnych. Opracowują one m.in. ich statuty, obsługują fundatorów i beneficjentów. Kancelarie prowadzą je pod względem prawnym, my szukamy rozwiązań podatkowych. Zagłębiamy się w sprawy fundacji już na etapie opracowywania statutu, przygotowujemy różne warianty przyszłych zdarzeń, jakie mogą mieć miejsce, łącznie z likwidacją fundacji i ewentualne kwestie ich opodatkowania.

Niezależnie od formy opodatkowania każdy klient biura przynajmniej raz w miesiącu otrzymuje spersonalizowane informacje dotyczące zmian podatkowych lub innych istotnych kwestii dotyczących prowadzonej działalności. – Naszym zasięgiem obejmujemy cały kraj, nasze działania są zautomatyzowane i skonfigurowane, w każdej chwili możemy pracować w systemie zdalnym, bądź też hybrydowo. Zawsze staramy się jednak być o krok do przodu – zapewnia dyrektor Agnieszka Zamaro-Wiśniewska. – Rozwiązania stosowane w biurze pozwalają nam na obsługę kontroli podatkowych zdalnie, bez lub przy minimalnej obecności urzędników w biurze czy siedzibie klienta. Współpraca online między biurem rachunkowym a klientem przynosi wiele profitów, jednakże spotkania osobiste pozwalają nam rozpoznać potrzeby i oczekiwania w planowaniu długofalowej współpracy. Jest wiele aspektów poruszanych na spotkaniach bezpośrednich, przez co tworzymy więź z klientami. Stawiamy na długoletnią współpracę, której efektem będzie usprawnienie komunikacji oraz znajomość wszelkich możliwych komplikacji w danym biznesie. Uważamy, że biura stacjonarne, pomimo techniki będą potrzebne, bowiem przedsiębiorca potrzebuje kontaktu bezpośredniego, czego sztuczna inteligencja i mechanizacja nie są w stanie zaoferować.

Jest jedna dziedzina w której automatyzacja się nie sprawdzi – dodaje Agnieszka Zamaro-Wiśniewska – to sporządzanie sprawozdań fifnansowych. Tu automat może jedynie przygotować szkic / propozycję sprawozdania jednakże księgowy znający firmę musi je zweryfikować dostosować do charakteru przedsiębiorstwa. Do czasu gdy sztuczna inteligencja nie nauczy się rozpoznawać intencji danych finansowych, nie będzie możliwym przekazanie prac maszynom, bowiem gdzie indziej wykażemy w sprawozdaniu nieruchomość inwestycyjną i użytkową bądź zaliczkę na towar i wpłatę kaucji. W ponad dwudziestoletniej praktyce pracy w księgowości i specjalizacji w rachunkowości nadal uważam że Sprawozdanie finansowe jest zindywidualizowanym zdjęciem jednostki i ma pokazać rzetelny i jasny obraz stanu finansowego odbiorcom. W Firmie Zamaro Tax każde sprawozdanie roczne kierowane do odbiorców zewnętrznych jest weryfikowane podwójnie. Księgowa opiekująca się firmą sporządza sprawozdanie, by przekazać je do działu kontroli. Mamy w biurze wewnętrzne procedury oparte na wieloletnim doświadczeniu, co należy zweryfikować, dodatkowo na każdym etapie kwestie wątpliwe są konsultowane ze mną – biegłym rewidentem. Jest to bardzo istotne, by osiągnąć wysoką jakość sprawozdania finansowego głównie ze względu na jego przeznaczenie – ma ono być czytelne dla banków, kontrahentów – firmy, instytucji finansowe. Wymagana jest tu znajomość analityki finansowej, prześledzenia trendów występujących w jednostce, wskaźników rentowności, płynności czy stopnia zadłużenia. To daje pełny obraz odbiorcy i kredytodawcy zwracają dużą uwagę na spójność danych wykazywanych w sprawozdaniu.

Przedstawiając korzyści płynące z unowocześniania pracy biura nie należy zapominać że takie podejście stanowi dużą barierę wejścia do księgowości – nasza księgowa jest nie tylko specjalistką w dziedzinie prawa czy rachunkowości, ale musi być również biegła w narzędziach informatycznych, wyszukiwać nowości w aktualizowanych systemach, umieć je wykorzystywać a wręcz samemu proponować rozwiązania. Stały zespół pracowników pozwala na stabilną opiekę nad naszymi klientami. Powszechne wyobrażenie, że księgowa to paniusia z kawką siedząca nad stosem dokumentów odeszła do lamusa. Proste czynności zostały zastąpione robotami księgowymi.

Nowoczesna księgowość w każdej firmie | Prestiż Szczecin (prestizszczecin.pl)