Kluczowe czynniki przy wyborze biura rachunkowego

Dla korzystającego z usług profesjonalisty najważniejsze jest pytanie, kto będzie partnerem po drugiej stronie – czy będzie to księgowa dopiero wchodząca na rynek usług księgowych i zdobywająca klientów poprzez współpracę z bankowością elektroniczną lub korporację ogólnopolską – biuro rachunkowe online czy też doświadczoną księgową współpracującą z doradcą podatkowym, prawnikiem lub biegłym rewidentem.

Obecnie usługi księgowe może świadczyć każdy, nie ma wymagań w zakresie wykształcenia czy certyfikacji zawodu. Certyfikaty poświadczające uprawnienia do prowadzenia księgowości wydawano do 10.08.2014 roku. Obecnie po 10 latach uwolnienia zawodu księgowego pojawiają się próby ponownej certyfikacji zawodu do zawodu zaufania publicznego, trwają dyskusje co do formy i zakresu certyfikacji. Obecnie dostępne certyfikaty wystawiane są przez komercyjne firmy przyznające tytuły odpłatnie po spełnieniu dość niskich wymagań, w tym testów do wielokrotnego wypełnienia.

Polecenia, opinie, referencje

Wybór księgowego, jest bardzo szeroki i laikowi trudno ocenić, co jest dla niego najbezpieczniejszym i najbardziej ekonomicznym rozwiązaniem. Zewsząd jest atakowany reklamami typu „księgowość za złotówkę” czy informacjami o rzetelności i profesjonalnych usługach biura. W takich warunkach polegamy często na poleceniach znajomych, poszukiwaniach opinii w internecie czy wyborze księgowej z bliskiego otoczenia.

Polecenia znajomych biznesów nie zawsze się sprawdzą – dużo zależy od formy prowadzonej działalności i branży, w której działa polecający – to co działa dobrze u kosmetyczki nie sprawdzi się w przypadku spółki akcyjnej. Są biura stosujące rabaty za polecenia – opinia nie zawsze ma przełożenie na zadowolenie.

Jednym ze sposobów na pozyskanie opinii o biurze jest przeszukanie internetu. portale branżowe, fora internetowe czy profile mediów społecznościowych mogą zawierać recenzje i komentarze od klientów. Niestety, nie wszystkie opinie w internecie są wiarygodne, a niektóre mogą być stronnicze. Dlatego warto rozmawiać bezpośrednio z obecnymi lub byłymi klientami biura rachunkowego. Bezpośrednie referencje mogą dostarczyć bardziej szczegółowych i wiarygodnych informacji.

Rynek usług księgowych jest ogromny, choćby w przypadku mojej lokalizacji – w tym samym budynku są przynajmniej trzy biura rachunkowe, a na tej samej ulicy funkcjonuje ich co najmniej kilkadziesiąt. Niemniej, wcale nie musimy stanowić dla siebie konkurencji a wręcz uzupełniamy swoją ofertę, tak by każdy zainteresowany znalazł osobę, która mu najbardziej odpowiada. By ułatwić odszukanie tej właściwej firmy outsourcingowej podpowiem na co warto zwracać uwagę.

Wizytówka firmy, Polisa ubezpieczeniowa

Oczywiście profesjonalna strona internetowa czy wizytówka biura na której przedstawiono zakres usług, doświadczenie czy zespół stanowi obecnie dobre źródło poszukiwań. Oczywiście warto tu zwrócić uwagę czy biuro ma polisę ubezpieczeniową – takowa jest wymagana jedynie w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych wg. ustawy o rachunkowości. Księgowość uproszczona nie posiada takich obowiązków. Najniższa wymagana polisa opiewa na 10 tys. euro. Obsługa kadr i płac czy doradztwa wymaga zawarcia dodatkowych, nieobowiązkowych polis.

Firmy świadczące nowoczesne usługi rachunkowe wykraczają poza tradycyjne zadania, takie jak wprowadzanie operacji gospodarczych do systemów księgowych czy rozliczanie podatków.

Legalność oprogramowania, bezpieczeństwo i kontrola danych

Ważne jest też czy biuro korzysta z legalnego oprogramowania i ma wykupione licencje. Co istotne, ważne jest, czy takie oprogramowanie jest rozwijanie i jest aktualizowane do zmieniających się wymogów prawnych. Czy biuro inwestuje w rozwinięte technologie informatyczne, systemy bezpieczeństwa oraz ochronę danych. W nowoczesnych biurach rachunkowych bezpieczeństwo i kontrola mają równie duże znaczenie, co jakość świadczonych usług. Dobre biuro rachunkowe zadba o swoich klientów udostępniając im programy do fakturowania czy platformy do wymiany dokumentów, co eliminuje ograniczenia związane z lokalizacją firmy. Warto tu zadać pytanie jak są zabezpieczone serwery biura, czy istnieje polityka bezpieczeństwa danych klientów. Jak wygląda obieg dokumentów między biurem a klientem.

Doświadczenie i kompetencje personelu

Doświadczenie kadry jest kluczowe, szczególnie jeśli Twoja firma działa w skomplikowanej lub specyficznej branży, ważne jest nieustanne podnoszenie kwalifikacji. Wszechstronne i multidyscyplinarne wykształcenie jest priorytetem Zamaro Tax & Accounting sp. z o.o. przy doborze kadry. Warto sprawdzić, czy pracownicy danego biura rachunkowego doszkalają się we własnym zakresie, czy też firma inwestuje w zorganizowany sposób w personel.  Warto zadać pytanie jak biuro wspiera działalność klienta, jaki jest zespół, jakie ma doświadczenie i czy jest możliwy kontakt bezpośredni z księgową prowadzącą. Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z poznaniem wielu wrażliwych informacji o firmie. Dobra księgowa powinna być dyskretna i lojalna wobec klienta. Nasze biuro zachowuje szczególne procedury w tym zakresie, a każdy księgowy jest zobowiązany do zachowania wszelkiej poufności o pozyskanych informacjach.